Comment configurer un message d'accueil de messagerie vocale professionnelle (avec exemples)

Lorsque vous appelez un numéro de téléphone professionnel, vous êtes souvent accueilli par un message vocal automatisé qui vous guidera dans le répertoire téléphonique et les étapes suivantes.

Cette messagerie vocale donne à votre petite entreprise une allure professionnelle et peut contribuer à augmenter les ventes tout en augmentant la satisfaction de la clientèle.

Dans cet article, nous allons vous montrer comment configurer un message d'accueil vocal pour votre boutique en ligne, votre entreprise ou votre blog. Nous allons également vous montrer les meilleurs exemples de message d'accueil de messagerie vocale que vous pouvez utiliser comme modèle.

Configuration d'un message d'accueil vocal pour votre entreprise

Pourquoi la messagerie vocale est-elle importante pour votre entreprise?

Plus de 88% des recherches locales sur des appareils mobiles aboutissent à un appel téléphonique. Principalement grâce aux boutons "Cliquer pour appeler" qui apparaissent dans les résultats de la recherche locale de Google.

Bouton Cliquer pour appeler dans les résultats de la recherche mobile

Pour de nombreuses petites entreprises, il peut ne pas être possible de répondre à tous les appels immédiatement. Parfois, les clients peuvent appeler après les heures de bureau et vous pouvez être occupé ou ne plus avoir de personnel disponible à ce moment-là.

C’est là que votre message vocal commence.

Pour de nombreux clients, ce sera leur premier contact avec votre entreprise. Si vous ne configurez pas un message d'accueil vocal, vous risquez de perdre un client au profit de votre concurrent.

D'autre part, le fait de ne pas recevoir correctement le message d'accueil de la messagerie vocale peut également avoir de graves conséquences. Les clients peuvent raccrocher, ne pas suivre ou simplement contacter leurs concurrents.

Cela étant dit, voyons comment configurer correctement le message d'accueil de la messagerie vocale pour votre activité en ligne.

Le meilleur moyen de configurer un message d'accueil vocal

Normalement, les propriétaires de petites entreprises utilisent un numéro de téléphone fixe ou mobile pour gérer les appels. Bien que le travail puisse être effectué, ils ne vous permettent pas de gérer correctement les appels professionnels ni de configurer un message d'accueil automatisé et efficace pour la messagerie vocale.

Le meilleur moyen de gérer les appels professionnels consiste à utiliser un service téléphonique professionnel. Un grand nombre de petites entreprises utilisent un numéro de téléphone professionnel virtuel, car il leur permet de gérer efficacement les appels professionnels sans sacrifier leur vie privée.

Contrairement à un numéro fixe ou mobile, il utilise Internet pour gérer les appels. Le terme officiel pour cette technologie est appelé service téléphonique professionnel sur IP (Voice over Internet Protocol).

L'utilisation d'un service de téléphonie professionnelle vous offre les avantages suivants par rapport au téléphone fixe et mobile.

  • Vous pouvez définir vos heures d'ouverture et enregistrer différentes annonces vocales à lire en fonction de l'heure du jour.
  • Vous pouvez configurer le standard automatique, ajouter des postes pour acheminer les appels, permettre aux utilisateurs de laisser un message vocal, etc.
  • Il fonctionne sur votre ordinateur, votre tablette, un téléphone de bureau et même sur votre téléphone mobile à l'aide d'applications.
  • Plusieurs utilisateurs peuvent utiliser le même numéro de téléphone, quel que soit leur emplacement.
  • Vous pouvez facilement donner accès à de nouveaux employés sans faire appel à un technicien ou acheter de nouveaux équipements.

Nous vous recommandons d’utiliser Nextiva car c’est le meilleur fournisseur de services de téléphonie professionnelle sur le marché. Ils offrent un ensemble complet de fonctionnalités avec un panneau d’administration Web et des applications faciles à utiliser pour votre téléphone.

Nextiva

Nous utilisons Nextiva dans notre entreprise pour gérer les appels pour themestotal et d’autres propriétés d’Awesome Motive.

Si vous souhaitez une solution différente, jetez un coup d’œil à RingCentral. C'est un autre excellent service téléphonique professionnel. Ils offrent une plate-forme incroyablement riche en fonctionnalités, avec de nombreux outils pour gérer les messages d'accueil vocaux, les standards automatiques, les messages vocaux, les transcriptions d'appels, etc.

Une fois que vous avez configuré un service téléphonique professionnel, vous pouvez configurer les messages d'accueil vocaux à l'aide de leurs paramètres faciles à suivre.

Exemples de voeux vocaux pour les entreprises

Vous devez suivre certaines règles de base pour créer les salutations de messagerie vocale les plus efficaces.

  • Évitez les clichés tels que "Votre appel est important pour nous", ils sont trop utilisés et ne se sentent plus sincères.
  • Assurez-vous que l’enregistrement de votre messagerie vocale semble amical et personnel.
  • Essayez de ne pas paraître comme si vous lisiez un script.
  • Si vous le pouvez, engagez un artiste vocal pour vous aider à enregistrer les salutations de la messagerie vocale. Vous pouvez même trouver quelqu'un sur Fiverr.
  • Assurez-vous que votre messagerie vocale contient des informations importantes telles que les heures d'ouverture et les coordonnées.

Vous trouverez ci-dessous des modèles de message d'accueil que vous pouvez utiliser pour votre entreprise.

Exemples de messages d'accueil de la messagerie vocale

Cette annonce vocale est diffusée lorsque les clients vous appellent après les heures ouvrables ou le week-end. Assurez-vous que ce message d'accueil de la messagerie vocale informe les utilisateurs des heures de bureau, des moyens alternatifs de contacter le service clientèle ou de l'emplacement du magasin.

"Bonjour, vous avez atteint (nom de l'entreprise). Nous sommes disponibles par téléphone de 9h à 18h du lundi au vendredi. Vous pouvez également utiliser le formulaire de contact de notre site Web (www.example.com) pour nous laisser un message. Nous vous contacterons par e-mail. Si vous souhaitez que nous vous rappelions, veuillez laisser votre nom et votre numéro après, ainsi qu'un court message. Notre équipe vous contactera dans les plus brefs délais. "

"Bonjour, vous avez atteint (nom de l'entreprise). Nous ne sommes actuellement pas en mesure de répondre à votre appel. Nos heures de bureau sont (heures d'ouverture) du lundi au vendredi. Notre magasin situé à (emplacement du magasin) reste ouvert aux clients le week-end. Vous pouvez également nous contacter par chat en direct sur notre site Web (www.example.com) (24 heures sur 24, 7 jours sur 7). Si cela n’est pas urgent et que vous souhaitez que nous rappelions, veuillez laisser votre nom et votre numéro après le bip. "

Comme vous pouvez le constater, les deux exemples fournissent des informations importantes et offrent aux clients d'autres moyens de contacter le chat en direct ou un formulaire de contact.

Exemples de messages d'accueil de messagerie vocale de vacances

Ces messages d'accueil peuvent être enregistrés pendant les vacances.

«Bonjour, vous avez atteint (nom commercial). Notre équipe est actuellement en déplacement pour passer des vacances avec vos amis et votre famille. Nous serons de retour au travail (jour et heure). S'il vous plaît laissez-nous votre nom et votre numéro et nous vous contacterons dans les meilleurs délais. (Joyeuses fêtes (ou des salutations convenables pour ces vacances)) ».

"Joyeuses fêtes! Notre équipe à (nom de l'entreprise) est absente jusqu'au (date). Si vous êtes un client existant, vous pouvez toujours ouvrir un ticket de support sur notre site Web. Nous essaierons de vous recontacter dans les prochaines 24 heures. Vous pouvez également nous contacter via un chat en direct ou via un formulaire de contact sur notre site Web (www.example.com). Si ce n'est pas urgent, vous pouvez nous laisser votre nom et votre numéro après le bip. Nous vous rappellerons dès que possible."

«Bonjour, vous avez atteint (nom de l'entreprise). Nous sommes fermés pour (nom du jour férié) et nous retournerons au travail le (date et heure). Si vous avez besoin d'une réponse urgente, vous pouvez nous envoyer un courrier électronique à l'adresse (email_address). Nous essaierons de répondre à tous les courriers électroniques dans les 24 heures. Vous pouvez également nous laisser un message et nous vous contacterons après les vacances (bonne année / vacances) ».

Comme vous pouvez le voir, ces messages d'accueil vocaux fournissent aux clients le plus d'informations possible. Ces messages d'accueil permettent également aux clients de savoir comment obtenir une réponse plus rapide en utilisant d'autres méthodes de contact pendant les vacances.

Exemples de messages d'accueil avec messagerie vocale absente / occupée

Si vous êtes occupé, absent ou en sous-effectif et que vous ne pouvez pas répondre immédiatement aux appels du client, vous pouvez utiliser ces messages d'accueil à titre d'exemple.

«Bonjour, vous avez atteint (nom de l'entreprise), nous ne pouvons pas prendre votre appel maintenant, mais nous aimerions vous rappeler dès que possible. S'il vous plaît laissez-nous votre nom et votre numéro après le bip. "

«Bonjour, nous sommes actuellement loin du téléphone. Si ce n’est pas trop urgent, vous pouvez nous envoyer un courriel à (adresse électronique). Sinon, laissez votre nom et votre numéro après le bip et nous vous rappellerons immédiatement. "

Si vous êtes la seule personne à répondre aux appels, vous pouvez en faire un message d'accueil personnel.

«Bonjour, vous avez atteint (votre nom). Je suis actuellement incapable de répondre au téléphone. Vous pouvez m'envoyer un courrier électronique à (adresse électronique) ou vous pouvez laisser votre nom et votre numéro après le bip et je vous rappellerai dès que possible. ”

Testez et améliorez vos messages vocaux

Une autre bonne raison d’utiliser un service téléphonique professionnel est que vous pouvez suivre tous vos appels et consulter des rapports détaillés à leur sujet. Par exemple, voici à quoi ressemble la page d’analyse des appels de Nextiva.

Page d'analyse d'appels dans Nextiva

Vous devez suivre le nombre d'utilisateurs écoutant chaque message d'accueil de la messagerie vocale et leur réponse. Les messages d'accueil de messagerie vocale avec un score plus élevé de clients laissant un message fonctionnent efficacement.

Les messages vocaux qui ne sont même pas entendus complètement sont un échec.

Nous vous recommandons d’essayer différents messages vocaux pour trouver l’équilibre parfait. La mise à jour périodique de votre message d'accueil vocal peut également vous aider à combler les lacunes de communication que vous ne saviez même pas exister.

Suivre vos messages vocaux

Maintenant que vous avez mis en place un système de messagerie vocale équilibré, informatif et convivial, la prochaine étape est encore plus cruciale.

Que se passe-t-il lorsqu'un client vous laisse un message vocal?

Si vous utilisez un système téléphonique professionnel, vous pourrez facilement suivre ces messages et y répondre.

Assurez-vous que votre personnel et vous êtes également bien préparés pour un suivi rapide. Un rappel rapide contribue grandement à renforcer les relations commerciales et à conclure des ventes.

Nous espérons que cet article vous a aidé à apprendre à configurer la messagerie vocale pour votre activité en ligne. Vous pouvez également consulter notre guide sur la création d’un bulletin d’information électronique pour votre entreprise.

Si vous avez aimé cet article, abonnez-vous à nos tutoriels vidéo sur la chaîne YouTube pour WordPress. Vous pouvez aussi nous trouver sur Twitter et Facebook.

L’article Comment configurer un message de messagerie vocale d’affaires (avec exemples) est apparu en premier sur themestotal.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *